Pravila o varovanju zasebnosti prijaviteljev za zaposlitev

---

Izdajatelj: Orbico Beauty d.o.o.
Objavljeno: 25. Maj 2018
Datum veljavnosti: 25. Maj 2018

1. Splošno

1.1. Pravila o varovanju zasebnosti prijaviteljev za zaposlitev (v nadaljevanju kot “Pravila o varovanju zasebnosti”) urejajo varstvo vaših osebnih podatkov, kot tudi vašo zasebnost, če ste se prijavili na delovno mesto v naši družbi, ne glede na to ali je bilo delovno mesto oglaševano ali ne (v nadaljevanju kot “vi”). Predmetna Pravila o varovanju zasebnosti je sprejela družba Orbico Beauty d.o.o., Verovškova 72, Ljubljana matična številka 5523800000 (v nadaljevanju kot “Družba”). Družba deluje kot upravljalec vaših osebnih podatkov.

1.2. Naš obseg dejavnosti je širok, zato imamo več Pravil o varovanju zasebnosti. Predmetna pravila se nanašajo na vas kot prijavitelja za zaposlitev, lahko pa se tudi druga pravila nanašajo na vas (če prijava na delovno mesto ni edini razlog našega sporočila).

2. Katere osebne podatke obdelujemo?

2.1. Obdelujemo vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali v vaši prijavi, kot tudi osebne podatke, ki smo jih zbrali v postopku zaposlovanja kot so:
2.1.1. Vaši indentifikacijski podatki: Ime, Priimek, naslov in državljanstvo;
2.1.2. Vaši kontaktni podatki: telefonska številka, email naslov;
2.1.3. Informacije o vaši izobrazbi in nazivu;
2.1.4. Informacije o vaši starosti in trenutnih in prejšnjih delovnih izkušnjah;
2.1.5. Informacije o rezultatih testov (če se testiranje opravi kot del postopka zaposlovanja) in naši intervjuji (povzetek, pomemben za delovno mesto, za katerega se potegujete);
2.1.6. Drugi podatki, ki so lahko pomembni za posamezno delovno mesto, npr. spričevala in druge veščine.

3. Za kakšen namen obdelujemo osebne podatke

3.1. Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:
3.1.1. Če ste se prijavili na delovno mesto, obdelujemo vaše podatke, da ugotovimo, ali ste pravi kandidat. V tem primeru je osnova za obdelavo vaših osebnih podatkov naš legitimni interes;
3.1.2. Če menimo, da ste lahko primeren kandidat, obelujemo vaše podatke, da bi vam lahko posredovali ponudbo za sklenitev pogodbe in sklenili pogodbo o zaposlitvi. V tem primeru je osnova za obdelavo vaših osebnih podatkov potreba za sklenitev pogodbe;
3.1.3. Če ste prijavili na delovno mesto, vendar vam nismo posredovali ponudbe ali ste ponudbo zavrnili, bomo vaše podatke še naprej obdelali za prihodnje delovne položaje v naši družbi. V tem primeru vas bomo ločeno obvestili o takšni obdelavi in vam bomo dali možnost ugovora. Če temu ne nasprotujete, je osnova za obdelavo vaših osebnih podatkov naš legitimen interes;
3.1.4. Vaše osebne podatke lahko obdelujemo tudi v druge namene, na primer za preverjanje, ali je bil proces zaposlovanja voden pošteno in pregledno, zaradi preverbe, ali so bili podatki, ki ste nam jih dali resnični in pravilni, da bi lahko odgovorili na vašo zahtevo ali da bi zaščitili naš interes na sodišču ali v drugih postopkih. V takem primeru je naša legitimna korist osnova za obdelavo vaših osebnih podatkov.

4. Kako varujemo osebne podatke?

4.1. Vsi naši zaposleni, ki dostopajo do vaših osebnih podatkov, mora ravnati v skladu z notranjimi pravili in postopki v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, da jih zaščitijo in zagotovijo njihovo zaupnost. Prav tako morajo upoštevati vse tehnične in organizacijske varnostne ukrepe, ki so uvedeni za zaščito vaših osebnih podatkov.

4.2. Izvedli smo tudi ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov pred nepooblaščenim, naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spremembo, zlorabo, razkritjem ali dostopom ter proti vsem drugim nezakonitim oblikam obdelave. Ti varnostni ukrepi so bili izvedeni ob upoštevanju najnovejših tehnologij, stroškov izvajanja, tveganj, ki jih predstavljajo obdelava in narava osebnih podatkov, s posebno skrbjo za občutljive podatke.

5. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov?

5.1. V skupini Orbico
5.1.1. V omejenih in potrebnih primerih lahko drugim Orbico družbam omogočimo dostop do osebnih podatkov, zaradi izpolnitve namenov, navedenih v zgornjem poglavju. Dostop do osebnih podatkov bo dovoljen samo pooblaščenim posameznikom, kot so vodje kadrovskih služb ali IT skrbniki. Nekateri vodstveni delavci, vodje in zaposleni v drugih Orbico družbah imajo lahko tudi dostop do določenih osebnih podatkov, le na podlagi potrebe po seznanitvi in če obstaja legitimen poslovni namen.

5.2. Izven skupine Orbico
5.2.1. Menimo, da bo potrebno osebne podatke prenesti tudi na tretje osebe zunaj skupine Orbico, da bi izpolnili namene, naštete v zgornjem poglavju, ali kot to zahteva zakon, vključno z:
• tretji ponudniki storitev, kot so ponudniki informacijskih sistemov, ponudniki gostovanja v oblaku, ponudniki baz podatkov, svetovalci (vključno z odvetniki, davčnimi svetovalci in računovodji, svetovalci za delo) in tretjimi osebami, ki izvajajo različne preverbe in selekcije pred samo zaposlitvijo - vsak od teh ponudnikov storitev je podpisal pogodbe za zaščito vaših osebnih podatkov in je dolžan uporabljati le osebne podatke za posebne namene, ki jih je navedel Orbico;
• kateri koli nacionalni in / ali mednarodni regulativni, izvršilni ali organ za izmenjavo podatkov ali sodišče, kjer moramo to storiti v skladu z veljavno zakonodajo ali predpisom ali na njihovo zahtevo.

5.3. Ali se lahko moje osebne podatke prenese v tretje države?
5.3.1. Če vaše osebne podatke prenesemo v tretjo državo (zunaj EGP ali druge jurisdikcije, ki jih Evropska komisija ne priznava kot zadostno stopnjo zaščite), smo predhodno zahtevali vaše izrecno soglasje, da to storimo, ali pa s posamezno stranko sklenemo pogodbo, ki zagotavlja enako raven zaščite, tj. vsebuje in uporablja pogodbene klavzule, ki jih je odobrila Komisija EU.

6. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

6.1. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi naših legitimnih interesov, se hranijo, dokler obstaja legitimen interes in jih izbrišemo v enem letu od prenehanja legitimnega interesa.

6.2. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, držimo, dokler imamo vašo privolitev. V primeru preklica vaše privolitve bomo izbrisali vaše osebne podatke v najkrajšem možnem času. Če je dana privolitev za določeno časovno obdobje bodo po izteku tega obdobja vaši podatki izbrisani v razumnem roku.

7. Vaše pravice

7.1. Vaše pravice lahko uveljavite (glejte spodaj) tako, da pošljete zahtevo na elektronski naslov: privacy.orbicobeautyslo@orbico.com. Prepričajte se, da (1) kot naslov sporočila vpišete "Zahtevek posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki" in v besedilu nam sporočite (2) kdo ste, da vas lahko identificiramo in (3) navedite katere pravice želite uveljavljati. Po prejemu sporočila vam bomo poslali potrdilo, da smo prejeli vašo zahtevo.

7.2. Vaše pravice lahko uveljavljate brezplačno. Čeprav, če prepogosto (za primer če je od vaše  predhodne zahteve preteklo manj kot 6 mesecev) ali prekomerno (za primer če zahtevate vse vaše osebne podatke v pisni obliki) zahtevate dostop ali prenos vaših osebnih podatkov, imamo pravico zahtevati od vas, da nam pred samo izvedbo tovrstnih dejanj vnaprej poravnate naše stroške.

7.3. Dostop do vaših osebnih podatkov
Imate pravico zahtevati potrditev, da obdelujemo vaše osebne podatke, kot tudi dostopi do vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo.

7.4. Popravek netočnih osebnih podatkov
Imate pravico zahtevati popravek vaših netočnih osebnih podatkov, kot tudi pravico do dopolnitve vaših osebnih podatkov.

7.5. Prenosljivost
Imate pravico prevzeti ali zahtevati  prenos vaših osebnih podatkov (ko obdelujemo vaše osebne podatke na podlagi vaše privolitve ali z namenom sklenitve pogodbe o zaposlitvi).

7.6. Ugovor na obdelavo ali ravnanje z vašimi osebnimi podatki
Imate pravico ugovarjati na obdelavo vaših osebnih podatkov kot tudi  na naš splošen način ravnanja z vašimi osebnimi podatki.

7.7. Pravica do umika privolitve
Imate pravico kadarkoli preklicati vašo privolitev za obdelavo osebnih podatkov, katere smo obdelovali na podlagi vaše privolitve (kar pa ne velja če imamo drugačno pravno podlago). Umik ne vpliva na že opravljeno obdelavo osebnih podatkov pred samim umikom privolitve.

7.8. Pravica do pritožbe Informacijskemu pooblaščencu
V vsakem trenutku imate pravico do pritožbe pred pristojnim organom za varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji – Informacijski pooblaščenec (www.ip-rs.si), v zvezi z obdelavo in varstvom vaših osebnih podatkov.

8. Sprememba Pravil o varovanju zasebnosti

8.1. Pravila o varovanju zasebnosti zasebnosti prijavitelja za zaposlitev so lahko predmet sprememb (sprememb, dopolnitev ali podobno). Vse prihodnje spremembe o tem, kako obdelujemo vaše osebne podatke, opisane v Pravilih o varovanju zasebnosti, vam bomo posredovali prek ustreznega kanala, odvisno od tega, kako običajno komuniciramo z vami. Ne pozabite preveriti dejanske različice, objavljene na internetni strani http://www.orbicobeauty.si/.

9. Stiki

9.1. Če imate kakršna koli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov ali če menite, da so vam bile kršene pravice do zasebnosti, vas prosimo, da svojo zahtevo naslovite na naslednji naslov:
privacy.orbicobeautyslo@orbico.com
Orbico Beauty d.o.o., Verovškova 72, Ljubljana